In Dynamics Consulting

7 stratégiai lépés a vállalati működés egyszerűsítésére

Ron Ashkenas - Lisa Bodell
Az eredeti cikk itt olvasható

Az utóbbi néhány évben vállalati vezetők százaitól hallottuk, milyen negatív hatással van a „komplexitás”, a feladatkörök összetettsége a termelékenységre és a munkahelyi morálra. Ezt erősítették meg az IBM és a KPMG által a legnagyobb cégek vezetőinél végzett felmérések eredményei is, mert mindkét kutatásban kulcsfontosságú üzleti kihívásként jelent meg a munkaköri komplexitás problémája.
Nem nehéz belátni, hogy a komplexitás gondot okoz az üzleti életben, jóval nehezebb azonban érdemben tenni a helyzet javítása érdekében, különösen akkor, ha ez épp azoknak a menedzsereknek lenne a dolga, akik már amúgy is túlterheltek, folyamatos nyomás alatt vannak, és a már meglévő munkamennyiséggel is alig bírnak. A 22-es csapdája a komplexitás esetében valóban az, hogy a vezetők többsége már nem tud időt szánni rá, így épp a probléma megléte teszi eleve lehetetlenné, hogy meg lehessen oldani.
E dilemma miatt fontos, hogy a vezetőknek legyen olyan stratégiai eszköztára, amely a saját szakterületükön alkalmas a komplexitás kezelésére, és amelyet a saját ritmusukban és a saját stílusukban használhatnak a probléma megoldásához. A 7 lépésben alkalmazható egyszerűsítő stratégiánkat erre a helyzetre ajánljuk. Bár a lépéseket egy konkrét felépítésben, egymás után mutatjuk be, bármilyen tetszőleges sorrendben használhatóak annak függvényében, hogy melyikkel lehet adott esetben és adott helyzetben a legnagyobb változást elérni a legrövidebb időn belül. Idővel persze célszerű a többi lépést is megtenni, hogy az egyszerűség ne csak egy „valaha volt” projekt, hanem egyik maradandó alaptulajdonsága lehessen a szervezetnek.

1. Takarítsd el a bozótot
Az egyszerűsítés racionális kiindulási pontja lehet a minden szervezetben ott burjánzó az értelmetlen szabályoktól és az értéktelen időrabló tevékenységektől való megszabadulás. Csak nézd meg, hogy hány embernek kell átnézni és jóváhagyni a jelentéktelen vásárlások kis tételeinek költséglistáját, vagy hányszor kell ellenőrizni a prezentációs diákat, mielőtt bemutatnák őket. Ha ki tudsz iktatni néhány egyszerű feladatot, máris teret és sávszélességet nyersz, hogy a sokkal lényegesebb egyszerűsítési lehetőségekkel is foglalkozhass.
2. Szemléld kívülről a dolgokat
Az egyszerűsítést az vezérelje, hogy az ügyfeleidnek tudj valami többletet adni, legyen szó akár külső, akár belső ügyfelekről. Épp ezért ebben a folyamatban kulcsfontosságú annak tisztázása, hogy mit akarnak valójában a külső és belső ügyfeleid, és mit tehetsz a sikerességük érdekében. Egy vezető például elvitte csapatát az egyik ügyfél gyártelepére, hogy lássák, pontosan mire és hogyan használja a terméküket, és ez a látogatás további fejlesztésekhez adott ötleteket.
3. Rangsorolj, rangsorolj, rangsorolj
Az egyszerűsítés egyik kulcsa, hogy kitaláld, mi az, ami valóban lényeges, és mi nem az. Ha ez megvan, folyamatosan, alkalomról alkalomra írd át a prioritások listáját, valahányszor valami új elem kerül a folyamatokba.
4. Válaszd a legrövidebb utat a célhoz
Ha már tisztázódott, hogy a megfelelő feladatokon dolgozol, tüntesd el a felesleges lépéseket a lényegi folyamatokból. Vedd észre, hol vannak a párhuzamosságok, a felesleges kitérők, és miképp futtathatod a folyamatokat a legjobban karcsúsított, lefaragott változatban.
5. Hagyj fel a kedvességgel
A gyatra megoldások elhallgatása, elkendőzése, eltűrése hozza létre és duzzasztja igazán a komplexitást. Gyakori probléma, hogy az emberek nem szívesen vetik fel az idősebb és tapasztaltabb kollégáiknak, hogy akaratlanul is komplexitást okoznak például a hanyag értekezlet-vezetéssel, a homályos feladatkiosztással, a válogatás nélkül szétküldött e-mail üzenetekkel, a tennivalók agyonelemzésével, vagy más rossz és káros menedzser-szokásokkal. Az ilyen trendet ellensúlyozására adj konstruktív visszajelzéseket és konfrontálódj a kollégáid és a saját érdekedben is, hogy korrekt módon lehessen a komplexitást okozó vezetői magatartásról beszélni.
6. Csökkentsd a szinteket, fogj át nagyobb íveket
A komplexitás másik forrása az a szervezési tendencia, amely újabb és újabb vezetési szinteket hoz létre, és gyakran oda vezet, hogy egy vezető csak egy vagy két ember munkáját felügyeli. Ilyenkor persze a menedzser saját fontosságának igazolására kötelességének érzi, hogy a beosztottak minden egyes lépését kövesse, ám ez többletmunkát hoz, és nagyban csökkenti a lelkesedést is. Az ilyen komplexitás csökkentése és a mikro-menedzselést elkerülése érdekében időről időre vizsgáld át a vállalati struktúrát, vond össze a vezetői szinteket, és tedd átfogóbbá az ellenőrzést.
7. Ne hagyd, hogy visszanőjön a gyom.
Végezetül, tartsd észben, hogy a komplexitás, az összetettség olyan, mint a kerti gyom - folyton visszahódítja a terepet. Valahányszor azt érzed, hogy sikerült megoldanod a problémát, vedd végig újra 1-től 6-ig a felsorolt lépéseket.

Napjaink globális és egyre nagyobb mértékben digitalizált szervezeteiben a munkakörök komplexitása egyre nagyobb akadálya a termelékenységnek és a munkahelyi elégedettségnek. A menedzserek vezetői alapképességévé kell fejleszteni az egyszerűsítésre törekvést, és ezt egyben az üzleti stratégia kulcselemévé is kell tenni. Reméljük, hogy a leírt lépések segítenek elindulni.

__________________________________________________________________________

Ron Ashkenas is a managing partner of Schaffer Consulting, and is currently serving as an Executive-in-Residence at the Haas School of Business at UC Berkeley. He is a co-author of The GE Work-Out and The Boundaryless Organization. His latest book is Simply Effective.
This post's coauthor, Lisa Bodell, is the founder and CEO of FutureThink and the author of Kill the Company.
 

Címkék: komplexitás (1), prioritások (1), stratégiai lépések (1), szervezet (1), vállalati működés egyszerűsítése (1), vezető (1)